Laatujärjestelmistä kaikkine lisukkeineen on tullut arkipäivää työelämässä. Niitä vaaditaan, niillä markkinoidaan, niitä jopa käytetään työkaluna. Toisaalta laatujärjestelmät turhauttavat, unohtuvat ja teettävät jatkuvasti ylimääräiseltä tuntuvaa työtä. Aikoinaan laatustandardit kehitettiin teollisuustuotannon työkaluksi, nyt ne ovat rantautuneet lähes kaikille aloille. Erilaiset palveluorganisaatiotkin niin julkisella kuin yksityisellä puolella mainostavat järjestelmiään ja aika monella on sertifikaatti seinällään.
Laatujärjestelmää on alettu monessa yhteydessä kutsumaan johtamisjärjestelmäksi, mikä painottaa sen luonnetta työkaluna. Valtaisa ohjekokoelma kruununaan puhelinluettelon paksuinen laatukäsikirja alkaa olla historiaa – useimpien mielestä onneksi. Parikymmentä vuotta sitten standardit tavattiin pilkuntarkasti alusta loppuun ja tulkinta oli joustavaa kuin ratapalkki. Aika on jalostanut toimintatapoja tarkoituksenmukaisempaan suuntaan, edes ulkoisilla arvioijilla ei enää ole aikaa ja energiaa lukea joka dokumenttia suurennuslasin kanssa. Ohjeita ei laadita ihan joka asiasta ja sähköisetkin versiot kelpaavat käyttöön.
Aika usein johtamisjärjestelmä on vain osa kokonaisuudesta. Asiakkaat vaativat laatujärjestelmien ohella lisäpätevyyttä ja ovat entistä useammin velvoitettujakin tekemään niin. Tehtailla on järjestään käytössä toimintajärjestelmä, joka käsittää laadun lisäksi ympäristö- ja työturvallisuusstandardien vaatimukset. Teknisiä palveluja tarjoavat toimijat hankkivat oman alansa kansainvälisiä standardeja vastaavan virallisen pätevyyden. Laboratorioalalla tämä tarkoittaa testauslaboratorion pätevyyttä akkreditoituine mittausmenetelmineen.
Laatujärjestelmän rakentaminen ja käyttöönotto on mieleenpainuva prosessi siihen osallistuville. Pitää miettiä mihin kaikkeen tarvitaan ohjeet, kuka ne laatii ja kuka hyväksyy. Esimerkiksi laboratoriossa on paljon ohjeistettavaa. Laatukäsikirjan sisällysluettelon ensimmäinen versio on useimmiten lainatavaraa joltain toiselta organisaatiolta tai melkein suora listaus standardin otsikoista. Työn edetessä aineistoa kertyy ongelmaksi asti ja tiivistäminen on vääjäämättä edessä. Organisaation toimintaprosessit pitää määritellä, mikä vaatii hyvää mielikuvitusta ja visuaalista hahmotuskykyä kaavioiden laadinnassa. Aikaa kuluu runsaasti suunniteltua enemmän ja budjetti on suhteellinen käsite. Kuitenkin matkan varrella tehty ajatus- ja kirjoitustyö kirkastaa asioita kummasti ja löytyy monta ihan oikeasti järkevää kehittämisen aihetta.
Laatujärjestelmän luomisessa ja ylläpidossa on syytä tiedostaa ja tunnistaa tietyt riskit ja yleisesti esiintyvät ongelmat. Järjestelmän käyttöönotto ja vakiinnuttaminen vaatii vastuuhenkilöiltä vahvaa uskoa asiaan ja lehmän hermoja. Laatupäällikön tukena kaikissa tilanteissa pysyvä tosiuskovaisten joukko on rajallinen, asiaa edistää suuresti jos mukana on ylintä johtoa. Ihmisten sitoutumisen aste korreloi melko hyvin mukanaoloon rakentamisvaiheessa. Turhan monilla on tunne, että asia ei heitä mitenkään koske. Ylläpito vaatii sekin asennetta, käytäntöjen omaksuminen osaksi arkista aherrusta vie aikansa.
Laatujärjestelmä täydennettynä toimialaan sopivalla teknisellä ja muulla pätevyydellä on kaikesta huolimatta hyvä sijoitus jos se mielletään keskeiseksi organisaation kehittämistyökaluksi. Pelkästään ulkoisten paineiden tai vallitsevien ”muotivirtausten” vuoksi pystytetty järjestelmä voi käydä taakaksi ja jäädä omalle väelle vieraaksi.
KETEK Oy:ssä aletaan olla kalkkiviivoilla laboratorion akkreditointien kanssa. Aikanaan todettiin, että testauslaboratorion pätevyys on paras mahdollinen näyttö asiakkaille ja myös itselle takuu tasokkaasta toiminnasta. Laboratoriomenetelmien akkreditointi edellyttää standardin vaatimusten mukaista laatujärjestelmää, mikä ohjaa koko talon toimintaa. Laatujärjestelmän luominen ja laboratorion teknisten vaatimusten täyttäminen on ollut kova urakka, firmassa on tehty samaan aikaan paljon muutakin. Testauslaboratorion standardi on vaativa ja arvioinnissa tulkinnat tiukkoja. Rakennusporukan kokeneemmatkin laatuihmiset ovat oppineet paljon uutta. Järjestelmä on nyt käytössä ja muidenkin hyödynnettävissä. Kevyt huokaisu tekijöiden joukosta kuuluu, mutta työ jatkuu: järjestelmä ei koskaan ole ihan valmis, aina joku kohta kaipaa kehittämistä.